Cambiano gli spazi di lavoro: l'ufficio diventa luogo di incontro

Già da anni si sentiva parlare di smartworking, la possibilità per gli impiegati di lavorare con più libertà sui tempi e modi di produzione. L’accelerazione in tal senso è arrivata proprio grazie alla pandemia di Coronavirus che, almeno per alcuni mesi, ha obbligato nel 2020 tutti a fare i conti con la necessità di portare avanti il lavoro da casa. Per questo motivo le aziende, grandi o piccole che fossero, hanno dovuto accettare il cambiamento della gestione e dell’uso degli spazi di lavoro.

C’erano aziende, però, che già da tempo avevano iniziato questo percorso: come Bip, società di consulenza fondata nel 2003 in Italia, oggi presente in tredici Paesi nel mondo, e Banca PSA, che si occupa delle attività di finanziamento e di leasing sulle vetture Peugeot, Citroen, DS e ora anche del gruppo FCA. Entrambe fanno parte del network delle aziende virtuose della Repubblica degli Stagisti.

Proprio nell’ottica della rivoluzione degli spazi lavoro, Bip ha inaugurato a fine 2021 una nuova sede in Piazza Liberty a Milano, a due passi dal Duomo, che ben rappresenta la trasformazione in atto con un lavoro più dinamico. Da tempo la società di consulenza dava flessibilità ai suoi lavoratori rispetto a dove lavorare, se da casa o in ufficio: una possibilità diventata ancora più centrale post pandemia, con il risultato che oggi tutte le persone della multinazionale possono attivare se vogliono lo smart working anche al 100 per cento.

Se l’ufficio si svuota dei suoi dipendenti, questo non significa che smetta di avere una sua utilità: cambia però il suo ruolo, e talvolta è addirittura più vissuto di prima. Le persone arrivano in ufficio per incontrarsi – con i clienti o con il proprio team – non più per lavorare davanti al computer.

Questo cambiamento in Bip Group non ha portato a cali di produzione. «La produttività delle nostre persone con lo smart working è aumentata, ma è necessario che le aziende guardino ad altri fattori: benessere, livello di interazione, soddisfazione delle persone» esordisce Rosario Sica, Ceo di OpenKnowledge: «In questo momento dovremmo prendere più in considerazione il lavoro in presenza e accogliere la modalità ibrida, valutando il modo migliore per mantenere viva l’appartenenza e il legame con l’organizzazione mediante incontro e collaborazione».

L’ufficio quindi resta come entità, come riferimento dell’attività lavorativa: «Come luogo di incontro. Proprio a seguito del Covid abbiamo scoperto che ci sono un sacco di altri luoghi in cui possiamo svolgere i nostri compiti» spiega alla Repubblica degli Stagisti Chiara Tagliaro, assegnista di ricerca presso il Real Estate Center del Politecnico di Milano da tempo interessata ai temi della gestione e uso degli spazi di lavoro, e autrice di Progetto Ufficio. Strategia e processi per l’evoluzione degli spazi aziendali, pubblicato dalla casa editrice Franco Angeli: «Mentre per le attività di gruppo o per sviluppare la creatività, l’innovazione, questo si può fare solo quando si è insieme fisicamente. E le possibilità di interscambio sono molteplici, non solo quelle legate alla riunione formalizzata»

Anche Banca PSA ha sperimentato e sta sperimentando una modifica della funzione dell’ufficio. A breve, entro marzo 2023, cambierà la sede: «Siamo in una fase di riorganizzazione aziendale all’interno del gruppo Stellantis e quindi stiamo concentrando la sede legale della nostra azienda di Mirafiori, a Torino» spiega Stefano Mattuglia, Hr Director di Banca PSA. La sede, però, non è l’ufficio quotidiano perché i dipendenti hanno cominciato da tempo a poter lavorare in smart working: «La presenza in ufficio va da due a otto giorni al mese: quindi sostanzialmente siamo un’azienda con 500 e più sedi di lavoro, perché ogni casa diventa un ufficio. Il progetto di smart working per noi non è nuovo, è cominciato a inizio 2019, però il  Covid ci ha fatto accelerare su alcuni progetti: la funzione Hr per esempio ora è totalmente digitale, dal recruiting alla parte training, dalle relazioni sindacali alle riunioni».

Questo significa che l’ufficio sta cambiando proprio la sua funzione: «Rispetto al passato quello che resterà è proprio il fatto che l’edificio, in quanto luogo di lavoro, è un pezzo delle nostre città» conferma Chiara Tagliaro: «Verrà integrato come nell’antichità, all’interno di un tessuto urbano: l’edificio degli Uffizi a Firenze è forse stato il primo ufficio amministrativo della città nel 1500. Era molto integrato al tessuto urbano e questo succederà anche in futuro».

Evoluzione dell’ambiente di lavoro che la Liberty Tower di Bip rispecchia in pieno. «L’idea di Liberty nasce nel 2019 con l’obiettivo di creare uno spazio nuovo, “situation based” che potesse rispondere alle necessità “situazionali” rispetto ai vari profili professionali» racconta Rosario Sica di Bip: «Ad esempio con aree creative, aree di lavoro condivise, postazioni singole, zone di workshop o di formazione, divani, coffee break, intelligenza artificiale: tutto distribuito in 3mila metri quadrati». A un anno dall’inaugurazione, e con la pandemia alle spalle, ora è necessario guardare alle nuove esigenze e adattare gli uffici a una nuova mentalità: «Vorremmo continuare ad ascoltare gli utenti, migliorare e creare nuove sale riunioni e spazi di collaborazione, ampliare spazi informali e tornare ad incontrarci sempre di più». Nel frattempo il nuovo ufficio è addirittura più vissuto dai dipendenti, con maggiore attività creativa e innovativa. All’ottavo piano è presente anche un’area per lavorare nella realtà virtuale, con spazi che possono essere sviluppati con tecnologie all’avanguardia come quelle legate al metaverso e poi applicate nei vari settori lavorativi. Ambienti estremamente mobili, possibilità di modificare lo spazio con le scrivanie, aree più creative e innovative. Un luogo sempre attivo e abitato, in questo senso completamente diverso da un ufficio vecchio stile.

Simile il cambiamento anche per PSA. «Con l’avvento della nuova strategia abbiamo cominciato a concepire le aree di coworking: la funzione sociale è diventato il principale motivo per cui costruire la nostra sede» riflette Stefano Mattuglia: «Abbiamo cominciato a introdurre nuovi concetti come le zone cooperative con le poltrone e i sofà dove le persone  possono incontrarsi per fare le riunioni, a concepire le famose agorà, i posti teatro per le riunioni all’aperto. Ma abbiamo cercato di dare uno sfogo anche a chi cerca concentrazione: ci sono le aree mindful dove le persone possono fare analisi dati in maniera concentrata, con arredi tipici». E le trasformazioni non si fermano qui: «L’area caffè diventa area di coworking, e si trasforma anche l’ufficio: niente più carta su pareti ma vidiwall. Poi c’è lo studio dell’acustica, del verde, e tutta la parte relativa alla salute e al benessere attraverso illuminazione, materiali e colori. Tutto questo incide sulla produttività dei nostri dipendenti: il workplace disegnato in maniera funzionale e piacevole ha un contributo positivo al senso di appartenenza, allo star bene, alla voglia anche di andare in sede. L’ufficio diventa un luogo di incontro, di network, di parte cooperativa dei team che si trovano ogni tot giorni a lavorare insieme in un ambiente di lavoro comune. La presenza fisica serve per trovarsi, bere un caffè, allinearsi e motivarsi, ma va bene farla massimo otto giorni al mese».

In alcuni casi gli uffici oggi inoltre, come chiarisce Chiara Tagliaro, non sono più uno spazio per produrre il lavoro, ma addirittura diventano «uno spazio per promuovere la produttività di una città. Un ufficio che diventa luogo per eventi, spazio per ospitare persone, spazio di educazione». Un luogo dedicato al benessere delle persone.

«Abbiamo sempre portato avanti attività per il benessere dei nostri dipendenti. Il cambiamento principale è dato dalla modalità. Prima le attività di questo tipo erano quasi esclusivamente fisiche, oggi molto più ibrida: fisica e digitale» conferma Fausto Fusco, Chief People&Culture Officer di Bip, che aggiunge un altro cambiamento: «Il passaggio da worklife balance inteso come “benefit” per il professionista a un worklife balance inteso come responsabilità, verso i clienti, il team e l’azienda, a fronte della disponibilità di tempo e spazio». Proprio per questo la società di consulenza ha attivato delle partnership per accedere a servizi di supporto psicologico, una piattaforma per seguire attività sportive, vari servizi dedicati alla genitorialità. E poi ha dotato i propri dipendenti di tutte le strumentazioni proprio per lavorare anche da casa in maniera adeguata. Con effetti sulla produttività positivi, visto che ognuno può organizzare il tempo di lavoro in modo migliore. Se dal lato organizzativo lo smart working aiuta, quello che manca è la possibilità di avere nuove relazioni e idee: per questo l’ufficio aperto condiviso come luogo di incontro facilita questo momento.

L'ufficio quindi d'ora in poi andrà inteso come luogo in divenire, spazio di condivisione, innovazione, incontro e idee. «Se dopo aver fatto un viaggio per arrivare in sede facessi le stesse cose che potrei fare a casa sarebbe frustrante, per questo l’azienda deve pensare che in quella giornata ci siano dei contenuti differenti» aggiunge Mattuglia di Banca PSA:  «Quel che rende ingaggiante l’ufficio è riuscire a fare lì qualcosa che non riesco a fare a casa mia». Come per esempio «vedere più colleghi, avere una percezione dell’azienda, avere informazioni che a casa non ho». Tutti aspetti in linea con quello che dicono molte ricerche sul tema degli spazi di lavoro e comfort della situazione lavorativa come uno dei tre fattori chiave nella decisione di accettare o meno un lavoro. «E lo sarà sempre di più in futuro!» conclude Chiara Tagliaro. Perciò conviene già oggi creare spazi sostenibili, aperti, dove si crea, ci si incontra e si condivide, come hanno fatto Bip e Banca PSA. Spazi che possano essere i luoghi ideali del mondo del lavoro del prossimo futuro.

Marianna Lepore